Digitalizace (OCR)

Nejzajímavější vlastností ScanFlow je schopnost převádět papírové dokumenty do jejich editovatelných formátů. Díky tomu je možné:

• zpracovávat dokumenty, které Vám byly zaslány v papírové podobě
• citovat část z textu dokumentu bez nutnosti časově náročného přepisování
• část textu korigovat a následně dále zpracovat – není problém upravit chybný údaj v tabulce nebo opravit gramatickou chybu, i když se jedná o tištěný dokument bez elektronického originálu

Navíc je tato funkce zprostředkovaná přístrojem, který uživatelé využívají dennodenně, mimo jiné i jako skenovací zařízení. Proto je použití ScanFlow velice intuitivní a přirozené.

Velkou výhodou ScanFlow je integrace základního archivačního řešení. Všechny dokumenty v archívu jsou ukládány do formátu sPDF, který zachovává vzhled původního dokumentu (naskenovaný obrázek je nezměněn) a současně do dokumentu vkládá textovou vrstvu, kterou ScanFlow na papíře rozpoznalo. Tím je umožněno fulltextové prohledávání v celém archívu, které je nesrovnatelně rychlejší oproti vyhledávání v klasickém papírovém archívu.
ScanFlow umožňuje v rámci archivu i správu adresářů. Vhodnou volbou těchto adresářů se vytváří struktura určená k archivaci jednotlivých typů dokumentů, a tak například naskenované faktury nebo dodací listy budou uloženy na jednom místě.

ScanFlow zachovává mimo jiné i standardní skenovací funkce zařízení. Kromě možnosti výběru ze standardních obrazových formátů, jakými jsou TIFF, JPEG, XPS nebo PDF a nastavení kvality výstupního obrazu, získáváte především jednodušší výběr cílového příjemce skenů.

• výrazné usnadnění práce odstraněním pracného a časově náročného přepisování papírových dokumentů

• intuitivní ovládání, pomocí něhož jsou tištěné dokumenty převedeny do Wordu či Excelu jedním dotekem

• není nutné ovládat další aplikace či zařízení a učit se pracovat s jinou technikou, než která je dennodenně používána

• vysoká rychlost zpracování, kdy výsledné soubory jsou doručovány do emailu či datového úložiště během několika sekund

• nízké pořizovací náklady – není nutný nákup mnoha licencí pro každého z uživatelů, pro všechny uživatele stačí pouze jedna licence umístěná na serveru a zpřístupněná uživatelům prostřednictvím multifunkčního zařízení

• několikanásobné zrychlení a zjednodušení práce zaměstnanců, kteří neztrácí čas při prohledávání papírových dokumentů

• efektivnější využití práce zaměstnanců, kteří zbytečně neplýtvají úsilím nad mechanickým opisem dokumentů

• jednoduchou centrální správu bez ohledu na velikost řešení

• propojení s adresářovými službami, které zjednodušují administraci uživatelů

• zpřístupnění rozpoznávání textu uživatelům bez nutnosti rozšiřování strojového parku v kancelářích